Thư điện tử đã và đang trở thành một trong những phần luôn luôn phải có trong các việc và giao tiếp của mọi cá nhân khi bước chân vào môi trường công sở. Cách bạn giao tiếp qua email sẽ bộc lộ cho đối tác chiến lược thấy được mức độ bài bản và chuyên nghiệp của bạn.

Sau đây là một số sai lạc thông dụng khi viết thư điện tử mà tất cả chúng ta cần tránh.



Có thái độ thiếu sự nghiêm túc

Một thư điện tử chuyên nghiệp và bài bản nên được thể hiện với ngôn ngữ và văn phong thanh lịch, hợp lý và phải chăng. Đó chưa phải là chỗ giành riêng cho ngữ điệu nói, từ lóng hay những biểu tượng cảm giác. Trong công việc mang tính tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp và bài bản, tốt hơn là hãy để sự vui nhộn thoát khỏi e-mail trừ khi chúng ta biết rõ người nhận. Điều này cũng thể hiện thái độ sự tôn trọng của bạn với người nhận.

>>> Bạn có thể tìm rất nhiều tin tức việc làm mới nhất và gửi email xin việc tại https://timvieclamnhanh.vn/ để sở hữu kết quả đó nhanh nhất. Truy cập website và việc tìm kiếm thêm các thông tin công việc sẽ cực kỳ dễ dàng trên site tuyển dụng này.





Sai chính tả

Lỗi chính tả là một trong điều bạn nên tuân thủ để viết một e-mail bài bản và chuyên nghiệp. Chính vì, thông qua đó người nhận rất có khả năng đánh giá và nhận định không đảm bảo về bạn và điều đó rất có thể gây mất thiện cảm với đối tác chiến lược và cũng ảnh hưởng đến ngành việc làm hiện tại và công danh sự nghiệp về lâu dài. Bởi vậy, hãy dành thời giờ tìm hiểu lại một số trong những lần email trước khi gửi để khẳng định các điều bạn viết không tồn tại sai sót.



Các bất đồng, bất đồng quan điểm

Nếu bản thân bạn đang gặp những sự không tương đồng với người đồng nghiệp hoặc nhìn thấy tiềm năng của điều đó, bạn đừng nên đàm luận điều này qua e-mail. Mọi khúc mắc, rắc rối nên được xử lý bằng cuộc nói chuyện thẳng thắn. Nó sẽ đơn giản hơn việc xả thân bàn phím với sự giận dữ với người khác vào khoảng bốc đồng. Điều đó chỉ để cho vấn đề càng có thể trở nên xấu đi mà thôi. Bạn cũng cần tránh các ngôn từ “mang có sự khiêu khích” khiến chính mình phải hối hận về sau.



Viết đơn từ chức qua thư điện tử

Chắc chắn rằng trước lúc xin nhảy việc bạn phải được thông báo đến sếp và người đồng nghiệp. Nhưng việc chỉ gửi một vài dòng ngắn gọn qua email sẽ không thể hiện sự bài bản và chuyên nghiệp của bạn. Hãy kiến nghị một cuộc trò chuyện một cách trực tiếp với quản lý của bạn để bàn bạc về điều đó. Như vậy, bạn sẽ để lại dấu ấn tốt cho tất cả mọi người ở lại.



Gửi cùng 1 e-mail cho các đối tượng người sử dụng khác biệt

Với nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần phải định vị từng đối tượng người tiêu dùng để phương phápđẳng cấp và sang trọng viết và dùng câu chữ cho hợp lí. Nếu người được nhận là khách hàng, khách hàng đối tác mới, văn phong nên thể hiện sự trọng thể, lưu ý đến cách trình bày và lối hành văn làm thế nào cho hợp lý và phải chăng. Còn với đồng nghiệp thì chúng ta cũng có thể sử dụng các từ ngữ thân mật hơn nhưng vẫn đảm bảo lịch sự. Bởi thế, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào thực trạng, đối tượng người tiêu dùng để sở hữu phương thức trình diễn linh động cho thích hợp.



Gửi rất nhiều tệp đính kèm

Trong mỗi tình huống, các bạn nên giữ thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn và súc tích trong file đính kèm không có vô số bức ảnh, đồ họa. Người được nhận sẽ không thể có thời giờ để xem đầy đủ những file này. Các bạn nên nêu nội dung chính kèm theo 2-3 hình ảnh, file mô tả cần thiết. Như vậy sẽ giúp email của bạn dễ dàng và đơn giản đã đạt được phương châm đã đưa ra hơn.



Thể hiện thông điệp, nội dung không rõ ràng

Một yêu cầu cần tránh khi viết email chuyên nghiệp và bài bản đấy là nội dung không rõ ràng. Email bản chất là sự liên kết, gọi điện liên lạc, thế cho nên nếu chính bạn không làm rõ nội dung mà mình đang có nhu cầu muốn truyền tải thì vô tình đã làm mất tác dụng của email. Nếu chính bạn cảm thấy thông điệp của bạn không rõ nét, thì nên sửa chữa thay thế nó trước lúc gửi. Ngoài ra, khi bắt đầu soạn một thư điện tử, nên tâm trí kỹ về điều bạn muốn trình bày, nhu cầu và tin tức bạn muốn truyền đạt. Như thế, bạn mới không bị sa lầy vào những điều không hữu ích khi viết e-mail.



Các bạn thấy đấy, để có thể viết được một thư điện tử bài bản và chuyên nghiệp, làm rất nổi bật bản thân không thể khó. Miễn là bạn cảnh báo hơn trong cách thức trình bày, văn phong và tránh giảm một vài sai lầm như trên. Có như vậy, bạn mới xây cất được một tấm hình lịch sự, bài bản và chuyên nghiệp trong ánh mắt mọi cá nhân xung quanh. Chúc bạn thành công xuất sắc trong công danh và sự nghiệp của mình.